Einleitung: Ausschreibung einer Videoproduktion

Was versteht man unter einer Ausschreibung? Nun, ChatGPT gab mir darauf die folgende Antwort:

Eine Ausschreibung ist ein strukturiertes Verfahren, bei dem ein Auftraggeber potenzielle Anbieter auffordert, Angebote für eine Dienstleistung oder ein Produkt einzureichen. Ziel ist es, aus mehreren Bewerbern denjenigen auszuwählen, der die Anforderungen am besten erfüllt – basierend auf Kriterien wie Qualität, Preis und Kreativität. Ausschreibungen eignen sich besonders für größere oder komplexe Projekte, da sie Transparenz schaffen, unterschiedliche Ansätze vergleichbar machen und die Auswahl des besten Partners ermöglichen.

In diesem Kurs gebe ich dir einen konkreten Leitfaden, wie du eine gute Ausschreibung erstellst und alle relevante Punkte dabei berücksichtigst. Du kannst dir im Anschluss eine Vorlage sowie eine Checkliste herunterladen und für eigene Projekte nutzen. Folgend noch ein paar wichtige Punkte zum Einstieg:

Warum ist eine Ausschreibung sinnvoll?

Eine Ausschreibung kann eine effektive Methode sein, den passenden Anbieter für deine Videoproduktion zu finden. Sinnvoll ist die strukturierte Vorgehenswiese vor allem bei größeren Projekten oder höheren Budgets. Du kannst damit verschiedene Angebote und kreative Ansätze vergleichen. Eine Ausschreibung eignet sich besonders, wenn du den Projektumfang klar definieren kannst und du genug Zeit für den Auswahlprozess hast. Du förderst zudem die Transparenz und Fairness bei der Vergabe eines größeren Auftrags und die Entscheidung kann auf Basis vergleichbarer Angebote erfolgen. Das ist vor allem in großen Unternehmen oder öffentlichen Institutionen oft sogar vorgegeben.

Ganz nebenbei planst du durch die Erarbeitung der Ausschreibung dein Projekt in den Grundzügen. Du stellst dir wichtige Fragen, die dir helfen, ein gut durchdachtes und für deine Zielgruppe optimiertes Ergebnis zu erstellen. Nachdem du die Fragen in diesem Kurs beantwortet hast, kannst du dir daher überlegen, wie das Projekt umgesetzt werden soll. Die gute Basis wird die angefragten Unternehmen überraschen und du erhältst hochwertige Angebote. Als Alternative kannst du dich aber auch selbst an die Umsetzung wagen, denn die ersten Schritt sind bereits getan.

An dieser Stelle möchte ich noch den Unterschied zwischen einem Angebot und einem Konzept hervorheben. Viele denken, sie bekommen direkt beim ersten Angebot ein fertiges Konzept, also inklusive Idee, Struktur und Textvorschlägen. Aber: Ein Angebot ist meist eine grobe Einschätzung auf Basis der vorhandenen Infos. Das eigentliche Konzept kommt erst nach Beauftragung oder als Zusatzleistung. Du erhältst mit einer Ausschreibung also in der Regel einen oder mehrere Vorschläge, die zu deinen Rahmenbedingungen passen könnten. Später wird dieses Konzept in der Regel gemeinsam weiter ausgearbeitet oder vielleicht sogar durch ein ganz anderes ersetzt. Du musst also nicht unbedingt die ersten Ideen aus der Ausschreibung auch umsetzen. Das wiederum bedeutet auch, je genauer du deine Ausschreibung formulierst, desto besser passen in der Regel auch die eingereichten Konzepte.

Wie finde ich passende Unternehmen oder Agenturen?

Wenn du eine Videoproduktion beauftragen möchtest, dann gehst du vermutlich den Weg über eine Online-Suche oder über Empfehlungen. Im Web findest du zahlreiche Unternehmen, Freiberufler oder große Agenturen, die ihre Dienste anbieten. Auf den ersten Blick ist es tatsächlich schwer zu erkennen, wer konkret dahinter steckt und ob es sich um einen Einzelkämpfer oder um ein größeres Unternehmen handelt. Versuche dennoch ein Gefühl zu bekommen und schaue dir auch einzelne Arbeiten an. Dann kannst du in der Regel gut erkennen, ob eine Zusammenarbeit passen könnte.

Mein Tipp: Entscheide dich nicht generell gegen einen einzelnen Filmemacher, sondern frage diesen genauso an wie Agenturen und Produktionsunternehmen. Wenn dich die Webseite und veröffentlichte Arbeiten ansprechen, sollte die Rechtsform erstmal kein Kriterium sein. Beachten solltest du beim Preis nur die Künstlersozialkasse, die bei Einzelpersonen noch anfällt. Die Filmbranche besteht aus vielen kreativen Köpfen mit Leidenschaft, daher kann eine große erfahrene Agentur vielleicht sogar die schlechtere Wahl sein.

💡 Tipp: Gebe den angefragten Unternehmen nicht das Gefühl, sie nur durch deinen Einkaufsprozess zu jagen. Das kann leider recht schnell passieren, wenn du es gewohnt bist Materialien wie Druckerpapier einzukaufen. Dabei geht es um Standardprodukte – ein Video ist alles, nur nicht das. Daher spreche die Unternehmer oder Freiberufler als kreative Menschen an. Schau auf der Webseite, wie du dort angesprochen wirst und nutzte das auch bei deiner Anfrage. In der Filmbranche ist das höfliche „du“ übrigens völlig normal, auch bei dir unbekannten Menschen. Traue dich einfach.

Wann du keine Ausschreibung machen solltest

Weniger sinnvoll ist eine Ausschreibung bei einem geringem Budget, wenn dein Projekt schnell abgeschlossen sein soll oder wenn du bereits einen zuverlässigen Partner hast. Dann solltest du direkt Anfragen und nicht den Aufwand einer Ausschreibung betreiben. Diese Gründe sind sicherlich nachvollziehbar, aber einen weiteren Grund solltest du nicht außer Acht lassen: Wer vergleichbare Angebote erhalten möchte, muss eine klare Definition vom gewünschten Ergebnis liefern können. Gerade an dieser Stelle tun sich in der Videoproduktion aber viele schwer. In diesem Kurs helfe ich dir dabei und leite dich anhand einer Checkliste und konkreten Fragen zum gewünschten Ergebnis.

Solltest du am Ende aber dennoch Schwierigkeiten haben, ist eine Ausschreibung vielleicht nicht die beste Idee. Warum? Wenn du die wesentlichen Fragen zum Projekt nicht beantworten kannst, hoffst du ehrlicherweise auf eine kostenlose kreative Entwicklung und Konzeption durch die Bieter. Das bedeutet für die Teilnehmer einen zu hohen Aufwand, da letztendlich die Fragen aus diesem Kurs geklärt werden müssen. Ist das nicht ohne weiteres möglich, werden die Bieter versuchen die Antworten darauf aus deinen Ausführungen abzuleiten oder durch eine Recherche herzuleiten. Ob das klappt wirst du dann sehen. Und ob sich die Angebote dann auch noch vergleichen lassen ist noch ungewisser.

Die Konzeption und die Erstellung eines Angebots auf der Basis von vagen Angaben bedeutet viel Aufwand und die Unternehmen werden es sich überlegen, an einer solchen Ausschreibung überhaupt teilzunehmen. Selbst wenn du konkrete Daten lieferst, sind oft mehrere Stunden Aufwand für einen möglichen Auftrag, vor allem für gut ausgelastete Filmemacher, nicht rentabel. Entweder stecken sie dann nur wenig Zeit in die Ausarbeitung und hoffen auf ein gutes Ende oder aber sie entscheiden sich komplett dagegen. Daher ist es wichtig, dass du eine Ausschreibung möglichst präzise formulierst und das Projekt schmackhaft machst. Oder aber du bist bereit schon vor Projektbeginn zu bezahlen:

Die Alternative: Ein bezahlter Pitch

Du kannst für die Konzeptentwicklung oder Angebotserstellung auch bezahlen. Ein bezahlter Pitch (kurze verbale oder visuelle Präsentation einer Idee für ein Video) ist sinnvoll, wenn du ein komplexes Projekt planst und sicherstellen möchtest, dass die eingereichten Konzepte qualitativ hochwertig sind. Durch die faire Entlohnung steigt die Motivation der Teilnehmer, passende Konzepte zu entwickeln und auf deine Bedürfnisse einzugehen. Ehrlicherweise macht eine Bezahlung natürlich nur bei einem entsprechend großen Auftragsvolumen Sinn, da du im Grunde mehrfach für die gleiche Leistung bezahlst. Da aber tendenziell erfahrene Agenturen daran teilnehmen, kannst du auch mit guten Ergebnissen rechnen. Je nach Projektgröße kannst du für den Pitch etwa 1-2 Tagessätze kalkulieren. Zusätzlich kannst du auch einen Vor-Ort-Termin ansetzen, indem die Ergebnisse präsentiert werden. Ganz nebenbei gehst du so auch respektvoll mit allen Beteiligten um und positionierst dich als fairen Auftraggeber.

Noch eine Möglichkeit: Gemeinsamer Workshop

Einige Unternehmen bieten gemeinsame Workshops zur Ideenfindung und Erarbeitung eines Videoprojekts an. Die gemeinsame Arbeit beginnt hier also schon vor der eigentlichen Produktion. Du kannst dann nach diesem Workshop entscheiden, wie das Projekt weiter umgesetzt werden soll. Auch wir bieten diesen Service. Wenn das für dich in Frage kommt, brauchst du im Grunde nicht mehr weiterlesen. Melde dich stattdessen bei uns und wir behandeln alle Inhalte dieses Kurses gemeinsam. Ansonsten wünsche ich dir viel Spaß und Erfolg mit dem Kurs.

Rechtliches und Kommentarfunktion

Weitergabe der Kursinhalte: Bitte beachte, dass der Kurs bei einem Einzelkauf ausschließlich für dich persönlich gültig ist. Er ist an die bei der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse gebunden. Eine Weitergabe von Zugangsdaten, Inhalten oder Materialien – auch innerhalb eines Unternehmens oder Organisation – ist nicht gestattet. Wenn du mehrere Zugänge z. B. für dein Unternehmen brauchst, buche den Kurs am besten über unsere Mehrfachlizenzen oder sprich uns einfach an.

Kommentare: Du kannst unter jeder Lerneinheit einen Kommentar hinterlassen und dich mit anderen austauschen oder deine Erfahrungen schildern. Diese Kommentare sind für alle Kursteilnehmer bzw. in den offenen Lerneinheiten für alle Nutzer von Movie Mentor sichtbar. Bitte gib keine persönlichen oder sensiblen Daten an. Beachte zudem, dass wir leider nicht auf alle Kommentare antworten können, insbesondere wenn diese keinen direkten Bezug zum Thema haben. Individuelle Rückfragen zum Kursinhalt können aus rechtlichen Gründen nicht beantwortet werden. Für allgemeine Rückmeldungen zum Kurs oder bei technischen Problemen kannst du uns über das Kontaktformular erreichen.