Vorteile und Herausforderungen einer hybriden Veranstaltung

Hybride Veranstaltungen bieten Unternehmen eine flexible und professionelle Möglichkeit, Inhalte in einer hochwertigen Aufmachung einer Vielzahl an Personen zugänglich zu machen. Folgende Vorteile sowie Herausforderungen hast du dadurch gegenüber einem Präsenztermin oder einem reinen digitalen Meeting z. B. über Microsoft Teams.

Vorteile von hybriden Veranstaltungen

• Vor allem bei Events für die Öffentlichkeit vergrößerst du deine Zielgruppe und Reichweite. Aber auch intern erreichst du in der Regel mehr Teilnehmer, da diese ortsunabhängig und ohne Reisezeit zusehen können und deine Veranstaltung dadurch besser mit anderen Terminen vereinbar ist.
• Die Möglichkeit zur internationalen Teilnahme kann insbesondere bei mehreren Standorten sinnvoll sein.
• Kostenersparnis durch reduzierte Reise-, Unterbringungs- und Raumkosten für Teilnehmer und Unternehmen. Ich kann mich noch gut an Veranstaltungen erinnern, bei denen extra ein Tagungsort zentral in Deutschland ein Argument war. Solche großen Veranstaltungen sind spätestens seit Corona selten geworden und werden meist durch digitale Termine ersetzt.
• Durch weniger Reisen, ist eine hybride Veranstaltung zudem meist nachhaltiger und umweltfreundlicher als entsprechende Präsenztermine
• Höhere Planbarkeit, da sich unvorhersehbare Ereignisse durch z. B. Staus oder Streiks nicht so stark auswirken.
• Mehr Flexibilität, da die Teilnehmer selbst entscheiden können, von wo aus sie teilnehmen möchten. Eine Aufzeichnung ermöglicht zudem, dass sich verhinderte oder kranke Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Nachgang informieren können.
• Wenn du die Veranstaltung aufzeichnest, können die Inhalte für das Marketing, die Weiterbildung oder interne Zwecke genutzt werden.
• Durch interaktive Inhalte, wie Live-Chats, Frage-Antwort Runden oder Umfragen bindest du das Online-Publikum aktiv ein. Oft geht das digital sogar einfacher und schneller, als mit einer größeren Gruppe im Veranstaltungsraum.
• Du kannst die Veranstaltung barrierefrei erstellen und mit Untertiteln oder sogar Gebärdensprache arbeiten.
• Durch die digitale Teilnahme erhältst du oft eine genaue Auswertung des Nutzerverhaltens. Zudem kannst du Kommentare und Reaktionen analysieren und daraus Rückschlüsse ziehen.
• Gegenüber einem reinen Online-Meeting über die Webcam deines Laptops ist eine hybride Veranstaltung hochwertiger und erzeugt oft auch das Gefühl einer TV-Sendung. Dadurch hebst du dich von den vielen anderen Terminen ab und hinterlässt einen professionellen Eindruck.

Herausforderungen einer hybriden Veranstaltung

• Technische Komplexität durch viel Technik. Eine Liveübertragung erfordert neben einer stabilen Streaming-Plattform auch hochwertige Kameras, Mikrofone und eine ausreichende Beleuchtung. Das alles kann schnell überfordern, vor allem, wenn du noch Effekte wie geteilte Bildschirme mit mehreren Fenstern oder externe Gäste zuschalten möchtest. Setzte daher am besten auf einen Dienstleister, der dir diese Arbeit abnimmt.
• Digitale Zuschauer können sich schnell ausgegrenzt fühlen, wenn sie nur als stille Zuschauer ohne „Stimmrecht“ behandelt werden. Erlaube also Fragen oder starte Umfragen. Ohne diese Interaktion wird deine Übertragung das volle Potential nur schwer erreichen. Diese Interaktion musst du im Vorfeld planen und auch technisch sauber einrichten.
• Achte bei Events mit Teilnehmern vor Ort unbedingt auf ein gleichwertiges Erlebnis für beide Gruppen. Die Veranstaltung muss so gestaltet sein, dass sich sowohl vor Ort als auch online alle angesprochen fühlen. Dafür kann z. B. eine Moderation nötig sein.
• Denke daran, dass die Kosten höher ausfallen können, da du neben der klassischen Event-Organisation auch Kosten für die Streaming-Technik, die Moderation und digitale Tools einrechnen solltest. Dennoch sind hybride Veranstaltungen oft günstiger, als vergleichbare Präsenz-Veranstaltungen, vor allem, wenn du Reise- und Verpflegungskosten mit einrechnest.
• Technische Störungen kannst du nicht immer vermeiden. Verbindungsprobleme, Audio-Aussetzer oder Verzögerungen im Stream können die Erfahrung beeinträchtigen und sollten durch ein Backup-System abgesichert werden. Dennoch kann eine Liveübertragung in der Regel nicht zu 100 % abgesichert werden und Fehler oder Störungen sind sofort sichtbar.
• Da die Teilnehmer von verschiedenen Orten aus teilnehmen können, sind sie von der dortigen Internetverbindung abhängig. Verbindungsabbrüche oder eine Reduzierung der Bildqualität können daher die Folge sein. Diese Probleme kannst du als Veranstalter in der Regel im hektischen Live-Betrieb nicht lösen oder individuell dabei unterstützen.
• Datenschutz und Sicherheit solltest du bei einer hybriden Veranstaltung unbedingt im Blick haben. Wer soll Zugriff auf deine Übertragung haben und wie steuere ich den Zugang? Bei digitalen Interaktionen solltest du zudem die Datenschutzrichtlinien externer Tools beachten, vor allem wenn du sensible Daten darüber verarbeiten möchtest.