Wie du hybride Veranstaltungen erfolgreich planst

Hybride Veranstaltungen sind ein wachsender Trend in der Geschäftswelt, der vor allem durch Corona entstand und seither nichts von seiner Bedeutung eingebüßt hat. Solche Veranstaltungen kombinieren eine Studioumgebung vor Ort mit einem Livestream, sodass Teilnehmer sowohl physisch als auch online dabei sein können. Damit profitieren Unternehmen von einer höheren Reichweite, geringeren Reisekosten und mehr Flexibilität. Doch was genau macht ein hybrides Event aus und was gibt es dabei zu beachten?

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Bei einer hybriden Veranstaltung nehmen die Teilnehmer sowohl vor Ort als auch online per Livestream teil. Oft sind dabei die Referenten sowie weitere Gäste im Studio vor Ort, während die meisten Zuschauer digital z. B. über Microsoft Teams oder einem YouTube-Livestream zusehen. Eine hybride Veranstaltung kann in verschiedenen Szenarien sinnvoll sein: Konferenzen, Schulungen und Informationsveranstaltungen sind gute Beispiele für den rein internen Gebrauch, Produktpräsentationen oder spezielle Kunden-Events können aber auch für die Öffentlichkeit bestimmt sein.

Im Gegensatz zu rein digitalen Events, die ausschließlich online z. B. in Form eines Teams-Meetings stattfinden, oder klassischen Präsenzveranstaltungen bietet das hybride Format mehr Flexibilität und eine höherwertige Präsentation ähnlich einer TV-Sendung. Unternehmen können zudem auch Teilnehmer aus anderen Standorten oder sogar anderen Ländern einbinden, ohne dass hohe Reise- oder Übernachtungskosten entstehen.

Eigenes Studio im Konferenzraum

Hybride Veranstaltungen mit einem Studio-Setting sind besonders für Unternehmen geeignet, die ihre Inhalte professionell und interaktiv präsentieren möchten. Durch hochwertige Kameras und eine gute Tonqualität hebt sich die Übertragung von einem klassischen Online-Meeting ab. Außerdem kann mit interaktiven Elementen das Publikum eingebunden werden. So können Abfragen gestartet, Fragen gestellt oder sogar kleine Wettbewerbe ausgerichtet werden. Ziel ist es, dass die Zuschauer nicht nur konsumieren, sondern auch aktiv teilnehmen können. Auch die Aufzeichnung für eine spätere Nutzung bietet viele Vorteile.

Wir haben schon zahlreiche Veranstaltungen dieser Art realisiert. In der Regel reicht dafür der Konferenzraum aus, der in wenigen Stunden zum Filmstudio umgebaut wird. Die mobile Technik erlaubt also einen Livestream direkt aus dem eigenen Unternehmen und reduziert so den Aufwand und die Kosten und schafft zudem einen großen Wiedererkennungswert für die Zuschauer. Externe Dienstleister haben alles Nötige dabei und sorgen für eine hochwertige Umsetzung, du kannst aber auch mit eigenen Mitteln arbeiten und die Technik selbst einrichten.

Wenn du Interesse hast, dann melde dich gerne bei uns. Ansonsten kannst du dir auch erstmal nur unseren Kurs ansehen, der dich bei der Planung unterstützt.

So wird deine hybride Veranstaltungen zum Erfolg

Damit ein hybrides Event aus dem eigenen Meetingraum erfolgreich wird, muss die technische Umsetzung sorgfältig geplant werden. Eine hochwertige Video- und Tonqualität ist nämlich elementar, damit die Veranstaltung professionell wahrgenommen wird. Das übliche Headset für die Videotelefonie oder vielleicht sogar das Laptopmikrofon ist hier keine gute Idee, ebenso die kompakte Webcam auf dem Büromonitor. Setze also auf gute Kameras und Funk-Mikrofone. Auch eine stabile Internetverbindung ist wichtig, damit die Übertragung nicht abbricht oder wegen einer geringen Bandbreite die Qualität reduziert wird.

Abwechslungsreiche Formate und Interaktion

Abwechslungsreiche Formate, kurze Präsentationen und interaktive Inhalte halten die Aufmerksamkeit hoch und steigern die Beteiligung der Zuschauer. Das ist insbesondere für längere Termine wichtig, da vor dem Bildschirm die Aufmerksamkeit schnell sinken kann. Plane deine Veranstaltung also sowohl inhaltlich als auch mit Blick auf die Art und Weise der Präsentation.

Folgende Formate haben sich bewährt:

1. Präsentation vor einem Greenscreen mit einer PowerPoint
2. Talkrunden und Interviews
3. Zuschaltung externer Gäste
4. Videoeinspielungen oder Screencasts¹
5. Frage-Antwort-Runden (Q&A) oder Umfragen

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Planung und Durchführung: Tipps für die Umsetzung

1. Die erfolgreiche Umsetzung einer hybriden Veranstaltung beginnt immer mit einer klaren Planung und der Wahl passender Formate. Du solltest dir überlegen, welche Inhalte für das digitale Publikum spannend sind und wie diese vermittelt werden können. Eine durchgehende Präsentation mit Hilfe einer PowerPoint ist vermutlich nicht die beste Idee und eine Talkrunde könnte z. B. etwas Abwechslung schaffen. Denke zudem auch an genug Pausen, denn nach etwa 90 Minuten sinkt die Aufmerksamkeit merklich.
2. Für eine gute Planung empfehle ich dringend einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen, der neben den Zeitangaben auch die Personen, das Format und die Technik beinhaltet. Wer muss wann vor Ort sein? Welcher Inhalt ist wann geplant? Was passiert, wenn auf Ergebnisse der Umfrage gewartet wird?
3. Für die Zuschauer vor den Bildschirmen ist eine klare Struktur und Abwechslung wichtig. Das solltest du auch gut kommunizieren und dich daran halten.
4. Zudem sollte ein Chat-Moderator die Teilnehmer aktiv einbinden und Fragen an die Referenten weiterleiten oder auf technische Probleme aufmerksam machen. Definiere, wann Fragen beantwortet werden: Sofort oder erst am Ende des Vortrags?
5. Ein Technik-Check vor dem Event ist wichtig: Kameras, Mikrofone, Licht und die Streaming-Plattform müssen fehlerfrei funktionieren. Das testen wir bei unseren Produktionen oft am Vortag der Veranstaltung und ermöglichen so auch eine intensive Probe.
6. Ein Backup-Plan für technische Störungen sollte vorhanden sein, um lange Unterbrechungen zu vermeiden. Dennoch solltest du dir eines klar machen: Bei einer Liveübertragung kann immer etwas schiefgehen. Das ist oft nicht schlimm und lockert die Veranstaltung manchmal sogar auf. Nur ein längerer Ausfall sollte nicht passieren.

Fazit: Eine gute hybride Veranstaltung braucht eine gute Planung

Hybride Veranstaltungen bieten Unternehmen eine flexible und professionelle Möglichkeit, Inhalte in einer hochwertigen Aufmachung einer Vielzahl an Personen zugänglich zu machen. Damit das Event erfolgreich wird, solltest du auf eine gute Planung, zuverlässige Technik und eine interaktive Einbindung der Zuschauer achten.

Wenn für dich ein hybrides Event sinnvoll ist, solltest du dich mit den technischen und konzeptionellen Anforderungen auseinandersetzen. Wir helfen dir dabei mit unserem Online-Kurs. Darin lernst du die Planung einer hybriden Veranstaltung und welche Fehler du vermeiden solltest.

► Zum Online-Kurs: Planung einer hybriden Veranstaltung

FAQs zu hybriden Veranstaltungen

Fußnoten

1. Ein Screencast, eine Bildschirmaufzeichnung oder eine Bildschirmaufnahme ist eine Video-Aufzeichnung, die die Abläufe bei der Verwendung von Software oder am Computer-Bildschirm wiedergibt und gegebenenfalls beschreibt. (Quelle: Wikipedia) ↩︎