Videoproduktion ausschreiben: 5 wichtige Fragen für das Briefing

Du planst eine Videoproduktion und möchtest dafür Angebote von externen Dienstleistern einholen? Dann lohnt es sich, ein paar grundlegende Fragen zu klären, bevor du Anbieter vergleichst oder ein Briefing verschickst.

Ob Imagefilm, Produktvideo oder Social-Media-Content: Die Qualität der Angebote hängt vor allem davon ab, wie klar du deine Vorstellungen formulierst und wie gut du selbst weißt, was du eigentlich brauchst. Dabei geht es nicht um die technische Umsetzung deines Videos im Detail, sondern um das große Ganze: Ziel, Zielgruppe, Budgetrahmen, Zeitplanung.

Fehlen dir diese Grundlagen wirst du Angebot erhalten, die kaum vergleichbar sind oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht zu deinem Projekt passen. Auch bei der internen Umsetzung kann es schnell kompliziert werden, wenn niemand genau weiß, worauf es ankommt.

Ich gebe dir Folgend einen Überblick über die wichtigsten Fragen, mit denen du dein Projekt besser einschätzen und strukturieren kannst. Die konkrete Umsetzung inklusive Vorlagen, Beispielen und Leitfaden, findest du im passenden Online-Kurs.

Was soll dein Video eigentlich erreichen?

„Wir brauchen ein Imagefilm, was kostet das“ – So oder so ähnliche Anfragen hatte ich schon viele im Postfach. Das darauf kaum eine seriöse Antwort folgen kann, dürfte klar sein. Denn fehlen wichtige Antworten : Was genau soll dieses Video leisten? Was bedeutet „Image“ für dein Unternehmen? Und wer soll sich das Ganze am Ende anschauen?

Bevor du Anbieter kontaktierst, solltest du für dich (und dein Team) daher klären, wofür das Video eingesetzt und welche Wirkung es erzielen soll. Geht es darum, Vertrauen aufzubauen? Neue Mitarbeitende zu gewinnen? Ein Produkt zu erklären oder eine Dienstleistung verständlich zu machen?

Je klarer das Ziel ist, desto besser können Agenturen oder Produktionsunternehmen einschätzen, welches Format, welche Tonalität und welcher Produktionsaufwand sinnvoll sind. Ohne diese Orientierung bekommst du im schlimmsten Fall Angebote, die völlig an deinem Bedarf vorbeigehen und damit auch nicht vergleichbar sind.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass häufig Begriffe wie „Imagefilm“ oder „Erklärvideo“ sehr unterschiedlich verstanden werden und dadurch Missverständnisse entstehen. Gerade wenn du zum ersten Mal ein Video planst, greifst du vielleicht zu diesen Begriffen, ohne genau zu wissen, was damit alles verbunden sein kann. Für die einen ist ein Imagefilm ein zweiminütiger Überblick mit Musik und Luftaufnahmen, für die anderen ein ausführliches Interviewformat mit Storytelling. Mein Tipp: Beschreibe und Bespreche dein Vorhaben und vermeide kurze Anforderungen in Form eine Schlagwortes.

💡 Notiere dir dazu am besten in einem Satz, was das Video leisten soll. Zum Beispiel:
„Das Video soll potenziellen Bewerberinnen und Bewerber zeigen, wie unser Unternehmen tickt.“

Und was kostet die Videoproduktion dann?

Das ist logischerweise eine der häufigsten Fragen, aber ohne Konzept ist diese kaum seriös zu beantworten. Der Preis für ein Video hängt von vielen Faktoren ab: Dauer, Stil, Aufwand, Drehorte, Postproduktion, Animationen usw. Ein grober Kostenrahmen ist natürlich hilfreich, aber ohne inhaltliche Grundlage bleibt er meist ungenau. Es gilt: Je klarer du formulierst, was du brauchst, desto verlässlicher wird später auch das Angebot.

Weitere Infos, was ein Film kosten kann und wie sich die einzelnen Aufwände zusammensetzen findest du im umfangreichen Artikel zum Thema oder im Online-Kurs.

Wer macht das Video – intern oder extern?

Bevor du über eine Ausschreibung nachdenkst, solltest du klären, wer das Video überhaupt umsetzen soll. Nicht jedes Projekt muss extern vergeben werden. Vielleicht habt ihr ein kreatives Inhouse-Team oder Azubis mit Videotalent. Gerade einfache Clips für Social Media oder interne Schulungen lassen sich oft gut intern realisieren – mit den passenden Tools und einem klaren Ablauf.

Aber: Sobald die Ansprüche steigen, das Video mehrere Zielgruppen ansprechen soll oder eine hochwertige Außenwirkung wichtig ist, lohnt sich ein Blick nach draußen. Externe Dienstleister bringen nicht nur das nötige Equipment mit, sondern vor allem Erfahrung, kreative Ideen und ein Gespür für Dramaturgie und Zielgruppenansprache.

❗ Eine Ausschreibung macht dann Sinn, wenn du zwischen mehreren Anbietern vergleichen möchtest oder wenn du kein festes Partnerstudio hast. Wichtig ist: Du brauchst ein Mindestmaß an Vorbereitung, damit die Angebote überhaupt vergleichbar sind.

Dazu ein kleiner Perspektivwechsel:
Stell dir vor, du bekommst selbst eine Anfrage, in der steht: „Wir hätten gern ein Video. Was kostet das?“ – ohne weitere Infos. Schwierig, oder?

Übrigens: Auch bei interner Umsetzung hilft eine gute Vorbereitung:

Auch wenn du das Video mit dem eigenen Team produzierst, brauchst du ein Konzept. Wer macht was? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Wo liegen Grenzen? Ein durchdachter Ablauf spart dir Zeit, vermeidet Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle am selben Strang ziehen.

Welche Informationen braucht (d)ein Anbieter wirklich?

Du möchtest ein Angebot und das Produktionsunternehmen soll bitte nicht zu teuer, aber trotzdem professionell sein? Um ein realistisches und passendes Angebot abgeben zu können, braucht jede Agentur oder jedes Filmteam aber ein paar grundlegende Informationen.

Was oft unterschätzt wird: Schon kleine Unklarheiten führen schnell zu Missverständnissen, und die zeigen sich dann im Angebot oder spätestens in der Umsetzung. Dazu drei Beispiele, die ich schon selbst erleb habe:

• Ein Unternehmen nannte einen konkreten Budgetrahmen ohne zu erwähnen, dass es nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Das Ergebnis: Das Angebot lag über dem Budget, obwohl es eigentlich richtig kalkuliert war – nur eben netto. Eine einfache Zusatzinfo hätte hier viel Zeit gespart, denn in der Regel nennt man im geschäftlichen Umfeld den Nettopreis.
• Auch öffentliche Auftraggeber stehen vor eigenen Herausforderungen. Wird das Verfahren nicht korrekt eingehalten, kann das ganze Projekt scheitern: Ein öffentlicher Auftraggeber musste seine Ausschreibung komplett neu aufsetzen, weil formale Vorgaben im Vergabeverfahren nicht beachtet wurden. Das kostete nicht nur Zeit, sondern auch Glaubwürdigkeit.
• Und manchmal ist der Aufwand einfach unnötig hoch – etwa wenn Ausschreibungen auf dem Postweg verschickt werden und Links zu YouTube ausgedruckt beiliegen. Ja, auch das habe ich bereits erlebt: Die Bitte um ein Angebot kam per Post, inklusive gedruckten YouTube-Links zu Beispielfilmen. Das erschwerte die Arbeit, da manche Links sogar falsch abgetippt waren. Einen professionellen Eindruck hat das nicht hinterlassen.

Was solltest du also mitgeben?

Die folgenden Punkte müssen nicht perfekt ausgearbeitet sein, aber sie sollten in der Anfrage zumindest grob geklärt sein:

• Ziel und Zielgruppe: Willst du informieren, Vertrauen aufbauen oder etwas verkaufen? Wer soll das Video am Ende sehen? Deine Kunden, potentielle Bewerber oder die eigenen Mitarbeiter?
• Format und Stil: Denk an reale Beispiele: Interview, Animation, moderierte Szene, Event-Doku, Produktvorstellung,… Je genauer du beschreibst, wie du dir das Ergebnis vorstellst, desto gezielter können Anbieter planen.
• Länge und Plattform: Ein 90-Sekunden-Clip für Social Media hat andere Anforderungen als ein fünfminütiges Messevideo oder ein animierter Erklärfilm für den Vertrieb.
• Drehaufwand: Sind mehrere Drehorte geplant? Braucht es professionelle Sprecher oder Schauspieler, Drohnenaufnahmen oder spezielle Technik?
• Zeitplan: Gibt es einen fixen Termin – z. B. ein Event, auf dem das Video gezeigt werden soll? Oder ist das Projekt eher flexibel?
• Budgetrahmen: Auch wenn du dir unsicher bist, eine grobe Orientierung hilft. Wichtig: Unbedingt angeben, ob du netto oder brutto rechnest.

Wenn du diese Punkte sicher und klar formulieren willst:
Im passenden Online-Kurs bei Movie Mentor bekommst du eine strukturierte Anleitung und direkt einsetzbare Vorlagen, mit denen du deine Anfrage sauber aufsetzen kannst – ganz ohne Vorerfahrung.

Wie trittst du als Auftraggeber professionell auf?

Eine Videoproduktion ist kein Produkt „von der Stange“. Kreative Projekte leben von klarer Kommunikation, gegenseitigem Verständnis und von einem guten ersten Eindruck. Der beginnt oft schon mit der Art, wie du deine Anfrage formulierst und verschickst.

Wenn du professionell auftreten willst, solltest du deine Anfrage strukturiert, freundlich und möglichst digital versenden. Das spart nicht nur Zeit, sondern signalisiert auch, dass du dein Projekt ernst nimmst und deinen zukünftigen Partner wertschätzt.

Aus der Praxis: In einer Anfrage fehlten jegliche Angaben zu Zeitrahmen oder Format – stattdessen hieß es nur: „Bitte Angebot bis nächste Woche“ Solche Nachrichten wirken beliebig und schrecken professionelle Anbieter eher ab, als sie zu motivieren.

Auch im weiteren Verlauf ist ein offener, respektvoller Umgang entscheidend, auch, wenn du dich gegen ein Angebot entscheidest.

Ein kurzes Feedback, warum du dich für einen anderen Anbieter entschieden hast, zeigt Wertschätzung und bewahrt dir gute Kontakte für zukünftige Projekte. Für öffentliche Auftraggeber ist eine solche Rückmeldung sogar verpflichtend: Sie müssen Bieter über den Ausgang des Verfahrens informieren und Gründe nennen, warum der Zuschlag nicht erteilt wurde.

Direkt sprechen oder telefonieren spart Zeit

Ich handhabe es in der Regel so, dass ich mich nach einer schriftlichen Anfrage zeitnah telefonisch melden oder ein kurzes, kostenloses Gespräch führe. Dabei lassen sich die wichtigsten Fragen oft viel schneller und unkomplizierter klären.

ℹ️ Deshalb wichtig: Stell sicher, dass ein passender Ansprechpartner erreichbar ist. Idealerweise ist das jemand, der das Projekt kennt und konkrete Fragen beantworten kann. Ich habe tatsächlich schon des Öfteren erlebt, das die Einholung verschiedener Angebote intern delegiert wurde. Diese Person kannte dann weder das Ziel noch das Budget. Das erschwert die Kommunikation.

Was einen guten Eindruck hinterlässt:

• Klare, strukturierte Anfrage – idealerweise per E-Mail
• Kurze persönliche Ansprache, kein Massenversand
• Offene Kommunikation über Budget, Zeitrahmen und Erwartungen
• Ehrliche Rückmeldung – auch bei Absagen
• Ein erreichbarer, informierter Ansprechpartner für Rückfragen

So sorgst du für faire Bedingungen, bekommst qualitativ bessere Rückmeldungen und startest das Projekt auf Augenhöhe.

Wie realistisch ist dein Zeitplan?

Das Video bräuchten wir eigentlich schon nächste Woche…“ so oder so ähnlich beginnen viele Gespräche. Der Wunsch nach schnellen Ergebnissen ist verständlich, aber eine gute Videoproduktion braucht nicht nur kreative Ideen und Technik, sondern auch Zeit für Abstimmungen, Planung, Dreharbeiten und Nachbearbeitung.

Wenn du eine Ausschreibung startest (oder überhaupt Angebote einholen) solltest du deshalb einen realistischen Zeitrahmen im Blick haben. Je konkreter du deine Erwartungen formulierst, desto besser können Anbieter prüfen, ob sie den Aufwand in der gewünschten Zeit umsetzen können.

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Zu kurze Deadlines führen entweder zu Absagen oder zu hektischen Produktionen, bei denen Qualität und Kommunikation leiden. Oft lassen sich gute Ideen gar nicht mehr richtig ausarbeiten, weil alles „schnell, schnell“ gehen muss.

Wichtige Zeitfaktoren:

• Interne Abstimmungen – Wer entscheidet im Unternehmen? Wer gibt Feedback?
• Drehtage und Drehorte – Müssen Locations gebucht oder Genehmigungen eingeholt werden?
• Postproduktion – Schnitt, Musik, Animationen, Korrekturschleifen – das dauert meist länger als gedacht
• Freigabeprozesse – Gibt es mehrere Instanzen, die das Ergebnis absegnen müssen?

💡 Tipp: Plane nicht nur den Produktionstermin, sondern auch Pufferzeiten. Gerade wenn das Video zu einem bestimmten Anlass (z. B. Messe, Event, Produktlaunch) fertig sein muss.

Ein Beispiel aus einem meiner Projekte: Ein Video sollte noch unbedingt vor Jahresende fertiggestellt werden, um die Rechnung noch im laufenden Haushaltsjahr zu stellen. Die Produktion lief nach Plan, der Film war fertig. Doch die finale Freigabe kam erst im Sommer des Folgejahres. Das zeigt: Wenn interne Abstimmungen nicht vorbereitet sind, bringt selbst ein enger Zeitplan wenig. Besser ist es, von Anfang an ehrlich einzuschätzen, was intern leistbar ist und was nicht.

Eine gute Vorbereitung spart Zeit, Geld und Nerven

Eine Videoproduktion ist ein kreatives Projekt, aber sie braucht Struktur. Ob du eine Agentur beauftragen oder das Video intern umsetzen willst, je klarer du dir über Ziel, Umfang, Zeitplan und Erwartungen bist, desto besser läuft das gesamte Projekt.

Mit einer gut vorbereiteten Ausschreibung bekommst du nicht nur passende Angebote, sondern schaffst auch intern Klarheit: Was soll das Video leisten? Wer ist verantwortlich? Wie läuft die Abstimmung?

ℹ️ Viele der Probleme, die in der Praxis auftauchen, z. B. unklare Briefings, unrealistische Zeitpläne, Rückfragen zur Kalkulation, lassen sich mit etwas Planung von Anfang an vermeiden.

Wenn du dein Projekt strukturiert vorbereiten möchtest, aber noch nicht genau weißt, wo du anfangen sollst, findest du weitere Infos in unserem Online-Kurs. Du bekommst einen kompakten, praxisnahen Leitfaden zur Ausschreibung einer Videoproduktion, inklusive Vorlagen, Checklisten und konkreten Beispielen aus realen Projekten. Wenn du dann später mit uns zusammenarbeitest, verrechnen wir die Kursgebühren.

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